Bei Ihrem ersten Einloggen wird Ihnen ein Standard-Dashboard mit den wichtigsten Funktionen angeboten. Grundsätzlich ist diese Ansicht für erfahrenere Benutzer*innen personalisierbar.
Jede Funktion wird über ein sogenanntes "Widget" aufgerufen. Das sind die Rechtecke, die Sie als per Maus anklickbare Buttons in der Anwendung vorfinden. Hier in diesem Screenshot können Sie nichts aktivieren, dies ist nur ein Bild zur Erläuterung. In einem anderen Hilfethema können Sie lernen, wie Sie das Dashboard individualisieren können.
Die wichtigsten Funktionen seien hier übersichtsartig erläutert:
Prozesse
Dieses Widget ist wichtig, weil Sie nach Aufruf alle Prozesse finden, die für Sie bereitgestellt werden. Das sind hauptsächlich Anträge aller Art, die über das DMS in digitaler Form gestellt werden und meist einen Workflow zur Bearbeitung automatisch starten, der Sie und andere an dem Prozess Beteiligten durch den Ablauf führt.
Aufgaben
Hier werden Ihnen alle aktuell offenen Aufgaben angezeigt, die Sie persönlich erhalten haben oder die von einer Benutzergruppe zu bearbeiten ist, der Sie angehören. Aufgaben können manuell erzeugt werden oder auch automatisiert, wenn Sie in einem gestarteten Workflow beteiligt sind. Workflows zeichnen sich insbesondere durch eine vorgegebene Verkettung von Aufgaben aus, die meist durch das Ausfüllen eines Formulars gestartet werden (bspw. Prüfung --> Freigabe --> Genehmigung). Zu Aufgaben und zu Workflows gibt es speziellere Hilfethemen.
Suche
Sie können hier hauptsächlich nach Akten und Akteninhalten (Dokumente) suchen. Es sind sowohl Volltextsuchen als auch Suchen nach einstellbaren Kategorien möglich. Dies wird in einer gesonderten Hilfe detailliert erklärt.
Aktenerstellung
Sofern Sie die Berechtigung zur Anlage von Akten in diversen Bereichen des Aktenplanes haben, können Sie über dieses Widget neue Akten anlegen. Zum Aktenplan und der Aktenanlage gibt es spezielle Hilfethemen.
Zuletzt bearbeitet
Hier werden Ihnen die Dokumente angezeigt, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Das kann die Ansteuerung der aktuell in Bearbeitung befindlichen Dokumente sehr beschleunigen, weil Sie dann hierfür nicht in die Suche gehen müssen.
Hilfe
Über diesen Button erreichen Sie den Helpdesk mit den Hilfethemen zum DMS. Da Sie dies hier lesen, haben Sie diesen Button vermutlich schon betätigt.
Datenschutzhinweis
Hier sehen Sie, was im Kontext des DMS unter Datenschutzaspekten zu beachten ist. Dabei geht es hauptsächlich um die Verarbeitung personenbezogener Daten in den Prozessen, die das DMS unterstützt.
Andere Anwendungen
Oben links im Bildschirm sehen Sie ein aus 9 eckigen Punkten bestehendes Quadrat. Darüber können Sie insbesondere weitere Anwendungen öffnen, die Ihnen zur Verfügung stehen, jedoch aktuell nicht als Widget im Dashboard dargestellt werden. Die im Dashboard sichtbaren Anwendungen sind in diesem Menü ebenfalls enthalten.
Ihr Profil
Oben rechts im Bildschirm sehen Sie ein Icon mit Ihrem Profilbild (oder einem automatisch vom System vergebenen Buchstabenkürzel Ihres Namens, wenn Sie kein Profilbild hinterlegt haben). Hierüber können Sie sich insbesondere vom DMS abmelden.