Der Ad-Hoc-Workflow wird über das Aktionsmenü über einen Button neben dem angezeigten Dokument aufgerufen.
Im nächsten Schritt kann man die Bearbeitungsmaske für den Ad-Hoc-Workflow öffnen:
Über "Gespeicherte Workflows" kann ein vorher schon angelegter Muster-Workflow ausgewählt werden. Ansonsten beginnt man mit der Anlage von Schritten über den Button "+ Workflowschritt hinzufügen".
Dann öffnet sich die Maske, um den ersten Schritt zu definieren.
Der Schritt erhält einen Namen, es wird ein Empfänger ausgewählt (konkrete User oder auch Empfängergruppe), der Typ (Erledigung, Genehmigung, Kenntnisnahme) wird eingetragen, optional Datumsangaben für Aufgabenerinnerung und Fälligkeit. Nach dem Speichern haben wir bereits einen (einschrittigen) startfähigen Workflow.
Nun kann ich den Workflow bereits starten, ihn als Muster abspeichern oder weitere Schritte hinzufügen, bspw. eine Freigabe-Aufgabe:
Ab dem 2. Schritt gibt es nun zusätzlich die Option, diesen Schritt parallel zum vorherigen auszuführen. Im vorliegenden Beispiel macht das weniger Sinn, weil Überarbeitung und Freigabe sequentiell aufeinander folgen müssen. Wenn aber unterschiedliche Empfänger gleichzeitig tätig werden sollen, können Schritte auch parallelisiert werden, um Zeit zu sparen.
Nun können noch beliebige weitere Schritte hinzugefügt, als Muster abgespeichert oder aber der Workflow gestartet werden. Mit dem Start wird der Empfänger des ersten Schrittes eine entsprechende Aufgabe erhalten. Über die Aufgabe kann direkt zum Dokument gesprungen und die erforderliche Tätigkeit vorgenommen werden.
Wenn der Workflow komplett abgearbeitet worden ist, erhält die Person, die den Workflow initiiert hat, immer automatisch eine abschließende Information. Diese letzte Kenntnisnahme muss also nicht explizit im Workflow definiert werden.