Je nachdem, ob sie das Kontextmenü zur Akte oder zum Dokument geöffnet haben, erhalten Sie hierüber eine Ansicht der Details.
Beobachten bedeutet, dass Sie Benachrichtigungen erhalten, wenn sich am beobachteten Objekt (Akte oder Dokument) etwas ändert. Das ist bei wichtigen Akten wie bspw. Ihrer eigenen Urlaubsakte interessant, um zu sehen wann sich etwas geändert hat. Sie können festlegen, welche Ereignisse eine Benachrichtigung auslösen sollen. Sie können auch alle Ereignisse auswählen über die oberste Checkbox "Gesamte Auswahl".
Sie können Akten oder Dokumente zu Favoriten hinzufügen, die Sie dann im Dashboard sehen und darüber einen Schnelleinstieg dorthin haben, so dass Sie nicht über die Suche gehen müssen. Bei regelmäßig zu bearbeitenden Akten (wie bspw. Ihre eigene Urlaubsakte) ist das zeitsparend.
Hierüber können Sie in die Bearbeitung eines Dokumentes oder in die Bearbeitung von Eigenschaften des Dokumentes bzw. der Akte einsteigen. Diese Funktion ist abhängig von Ihren Rechten betreffend der Akte bzw. des Dokumentes. Die meisten Eigenschaften von Akten (und meist auch Dokumenten in der Akte) sind nur durch die aktenführende Stelle änderbar.
Unter Prozesse können Sie sehen, ob es zu einem Dokument Aufgaben gibt oder eine neue Aufgabe erstellen oder einen neuen Prozess zum Dokument starten ("Ad-Hoc-Workflow").
Es können Verknüpfungen zwischen unterschiedlichen Akten erstellen. Dies setzt tiefere Kenntnisse der Aktenstruktur und entsprechende Rechte auf die zu verknüpfenden Elemente voraus.
Wenn es mehrere Versionen eines Dokumentes gibt und die neueste zur Freigabe ansteht, kann diese Version auch gelöscht werden. Frühere Versionen bleiben erhalten. Dies setzt tiefere Kenntnisse der Dokumentenbearbeitung im DMS und entsprechende Rechte voraus.
Vormerkungen werden vorgenommen, um Dokumente später in Workflows nutzen zu können. Dies setzt tiefere Kenntnisse der Dokumentenbearbeitung im DMS und entsprechende Rechte voraus.