Hier unterscheidet man zwischen Workflows in fest definierten Prozessen, die immer gleichartig ablaufen und meist durch das Ausfüllen eines Formulars gestartet werden. Beispiele sind Urlaubsantrag oder Fortbildungsantrag. Die antragstellende Person füllt ein Formular aus und startet mit dem Absenden einen Workflow, in dem definiert ist wer den Antrag prüft, bewilligt oder ablehnt usw.
Daneben gibt es auch Workflows, die im Einzelfall individuell aufgesetzt und manuell ausgelöst werden. Das sind sogenannte "Ad-Hoc-Workflows". Diese werden meist anhängend an Dokumenten gestartet und können bspw. als digitale Umlaufmappe genutzt werden. A lädt das Dokument hoch und bittet B um Prüfung und anschließend C um Freigabe. Abschließend soll D eine Info über das freigegebene Dokument erhalten. Die Anlage eines Ad-Hoc-Workflows ist hier beschrieben: Ad-Hoc-Workflow: Die digitale Umlaufmappe